TẤT TẦN TẬTT KIẾN THỨC TIN HỌC VĂN PHÒNG & PHÍM TẮT CHI TIẾT

Trong bối cảnh xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực, tin học văn phòng đã trở thành một trong những kỹ năng thiết yếu cho học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, lãnh đạo doanh nghiệp...

Bài viết sau sẽ giúc bạn:

• Hiểu rõ khái niệm tin học văn phòng.
• Biết các mẹo và thủ thuật hay.
• Nắm trọn bộ tất cả các phím tắt trên Word, Excel, PowerPoint.

1. TIN HỌC VĂN PHÒNG LÀ GÌ?

Tin học văn phòng là tập hợp các kỹ năng sử dụng các phần mềm hỗ trợ công việc hành chính, văn phòng, soạn thảo, tính toán, thuyết trình...

Bố ba phần mềm phổ biến nhất:

• Microsoft Word: soạn thảo văn bản, tài liệu.
• Microsoft Excel: xử lý số liệu, lập bảng tính, thống kê.
• Microsoft PowerPoint: tạo slide thuyết trình chuyên nghiệp.

2. PHÍM TẮT CHUNG CỦA CẢ BA PHẦN MỀM

3. PHÍM TẮT THÔNG DỤNG TRONG MICROSOFT WORD

Alt + Tab: Chuyển đổi giữa các màn hình ứng dụng

Ctrl + Tab: Chuyển đổi giữa các file Excel đang mở

Ctrl + Page Up: Sang sheet bên trái

Ctrl + Page Down: Sang sheet bên phải

Home: Di chuyển về đầu dòng

Ctrl + Home: Di chuyển về dòng và cột đầu tiên trong sheet

Ctrl + End: Di chuyển về dòng và cột cuối cùng trong sheet

Ctrl + N: Tạo file mới

Ctrl + O: Mở file đã lưu

Ctrl + W: Đóng trang hiện tại

Ctrl + S: Lưu trang

Ctrl + P: In Alt + =: Sử dụng chức năng Auto Sum

Ctrl + Shift + A: Chèn dấu ( ) và các đối số sau khi nhập tên hàm Ctrl + Shift + =: Chèn ô trống hoặc dòng trống

Ctrl + -: Xóa dòng, cột

F5 hoặc Ctrl + G: Đi đến vị trí xác định theo tham chiếu

F12: Save As – Lưu file bản sao chép

Ctrl + Z: Undo – quay lại thao tác vừa thực hiện

Esc: Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi

Ctrl + V: Dán

Ctrl + X: Cắt

Ctrl + C: Sao chép

Alt + E, S: Dán Paste Special

Ctrl + R: Chép dữ liệu từ bên trái qua phải

Ctrl + D: Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành

Ctrl + U: Bật/tắt gạch chân

Ctrl + B: Bật / tắt in đậm

Ctrl + 5: Bật / tắt chế độ gạch bỏ ký tự

Ctrl + I: Bật / tắt in nghiêng

Ctrl + Shift + ?: Định dạng kiểu Number với hai chữ số thập phân Ctrl + Shift + %: Định dạng số kiểu Percentage

Ctrl + Shift + #: Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm

Ctrl + Shift + 5: Định dạng format là phần trăm

Ctrl + Shift + :: Nhập thời gian

Ctrl + ;: Nhập ngày tháng

Ctrl + 0: Ẩn các cột đang chọn

Ctrl + Shift + 0: Hiện các cột đang chọn

Ctrl + 9: Ẩn các dòng đang chọn

Ctrl + Shift + 9: Hiện các dòng đang chọn

Ctrl + Shift + &: Thêm đường viền ngoài (Border)

Ctrl + Shift + –: Xóa đường viền (Border) cho các ô đang chọn Ctrl + Shift + $: Định dạng số kiểu Currency với hai chữ số thập phân

Ctrl + 1: Gọi hộp thoại Format Cells

F2: Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô

Shift + Enter: Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn

Ctrl + ’: Chép giá trị ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Alt + Enter: Xuống dòng trong ô khi nhập liệu

Ctrl + Spacebar: Chọn cả cột

Shift + Spacebar: Chọn cả dòng

Ctrl + Arrow: Di chuyển đến ô cuối cùng có chứa dữ liệu trước ô trống

Ctrl + Shift + Arrow: Chọn vùng đến ô cuối cùng có chứa dữ liệu trước ô trống

Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng chọn về dòng đầu tiên

Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng chọn đến ô có sử dụng cuối cùng

Shift + Page Up: Mở rộng vùng chọn lên một màn hình

Shift + Page Down: Mở rộng vùng chọn xuống một màn hình

Shift + Arrow: Mở rộng vùng chọn theo chiều mũi tên

Tab: Di chuyển qua phải ô hiện hành

Shift + Tab: Di chuyển qua trái ô hiện hành

Shift + F2: Chèn comment

Alt + O, H, H: Ẩn sheet

Alt + O, H, U: Hiện sheet đã ẩn

Alt + O, C, A: Tự căn chỉnh độ rộng cột

Alt + O, R, A: Tự căn chỉnh độ rộng dòng

Alt + W, S: View / Split

Alt + D, F, F: Auto Filter

Alt + Down Arrow: Hiển thị danh sách các giá trị trong cột hiện hành Ctrl + K: Chèn một Hyperlink

4. PHÍM TẮT THÔNG DỤNG TRONG MICROSOFT EXCEL

CTRL + N: Tạo một workbook mới

CTRL + O: Mở workbook đã lưu

CTRL + S: Lưu workbook hiện tại

F12: Lưu workbook dưới dạng khác

CTRL + P: In file

CTRL + C: Sao chép

CTRL + X: Cắt

CTRL + V: Dán

CTRL + Z: Hoàn tác

CTRL + Y: Làm lại thao tác

CTRL + F: Tìm kiếm

CTRL + H: Thay thế

CTRL + A: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu

CTRL + B: In đậm

CTRL + I: In nghiêng

CTRL + U: Gạch chân

ALT + F4: Đóng Excel

HOME: Về đầu dòng

CTRL + →/←/↑/↓: Di chuyển nhanh đến vùng dữ liệu tiếp theo

CTRL + HOME: Về ô A1

CTRL + END: Đến ô cuối cùng chứa dữ liệu

PAGE UP / PAGE DOWN: Cuộn lên / cuộn xuống 1 màn hình

ALT + TAB: Chuyển đổi giữa các ứng dụng đang mở

CTRL + TAB: Chuyển giữa các workbook

CTRL + 1: Mở hộp thoại Format Cells

CTRL + SHIFT + $: Định dạng tiền tệ

CTRL + SHIFT + %: Định dạng phần trăm

CTRL + SHIFT + #: Định dạng ngày

CTRL + SHIFT + @: Định dạng thời gian

CTRL + SHIFT + ^: Định dạng số mũ

CTRL + SHIFT + !: Định dạng số có phân cách hàng nghìn

CTRL + 5: Gạch ngang giữa văn bản

CTRL + SPACE: Chọn cả cột

SHIFT + SPACE: Chọn cả dòng

SHIFT + ARROW: Mở rộng vùng chọn

CTRL + SHIFT + ARROW: Chọn đến vùng dữ liệu cuối cùng

CTRL + -: Xóa hàng/cột

CTRL + SHIFT + +: Chèn hàng/cột mới

ALT + E, S: Paste Special

CTRL + D: Sao chép dữ liệu từ ô trên xuống

CTRL + R: Sao chép dữ liệu từ trái sang

=: Bắt đầu nhập công thức

ALT + = : Tự động chèn hàm SUM

CTRL + SHIFT + A: Chèn các đối số cho hàm

F4: Cố định địa chỉ ô (tuyệt đối/tương đối)

SHIFT + F9: Tính toán lại ô đang chọn

F9: Tính toàn bộ workbook

CTRL + ~: Hiện/ẩn toàn bộ công thức trong sheet

SHIFT + F11: Tạo sheet mới

CTRL + PAGE UP: Chuyển đến sheet bên trái

CTRL + PAGE DOWN: Chuyển đến sheet bên phải

ALT + O, H, R: Đổi tên sheet

ALT + E, L: Xóa sheet hiện tại

5. PHÍM TẮT THÔNG DỤNG TRONG MICROSOFT POWERPOINT

Ctrl + N: Tạo bản trình bày mới

Ctrl + O: Mở bản trình bày có sẵn

Ctrl + S: Lưu bản trình bày

Ctrl + P: In slide

Ctrl + Q: Thoát PowerPoint

Ctrl + Z: Hoàn tác thao tác trước

Ctrl + Y: Làm lại thao tác

Ctrl + X / C / V: Cắt / Sao chép / Dán

Ctrl + A: Chọn tất cả

Ctrl + B / I / U: In đậm / In nghiêng / Gạch chân

Ctrl + E / L / R: Căn giữa / trái / phải

Ctrl + T: Mở hộp thoại font chữ

Ctrl + K: Thêm hoặc chỉnh sửa liên kết

Page Up / Page Down: Di chuyển đến slide trước / sau

Ctrl + M: Thêm một slide mới

Ctrl + D: Nhân đôi slide hoặc đối tượng

Ctrl + Shift + D: Nhân đôi slide hiện tại

Ctrl + G: Nhóm các đối tượng

Ctrl + Shift + G: Bỏ nhóm đối tượng

F5: Bắt đầu trình chiếu từ slide đầu tiên

Shift + F5: Bắt đầu từ slide hiện tại

Esc: Thoát chế độ trình chiếu

N / Space / →: Chuyển sang slide tiếp theo

P / ←: Quay lại slide trước

B: Màn hình đen (ẩn tạm thời slide)

W: Màn hình trắng

Số + Enter: Nhảy đến slide số tương ứng

Ctrl + L: Bật laser pointer (trình chiếu)

Ctrl + G / Shift + Ctrl + G: Nhóm / Bỏ nhóm

Ctrl + Shift + C / V: Sao chép & dán định dạng đối tượng

Alt + Shift + → / ←: Tăng / giảm mức độ thụt lề của nội dung

Ctrl + Mũi tên: Di chuyển đối tượng từng chút một

Shift + kéo: Giữ tỉ lệ khi thay đổi kích thước

Alt + kéo: Di chuyển tự do không bị căn lưới

F1: Trợ giúp PowerPoint

Ctrl + Shift + > / <: Tăng / giảm cỡ chữ

Ctrl + Tab: Chuyển đổi giữa các bản trình bày

Alt + N: Chèn hình ảnh, biểu đồ, v.v.

Alt + G: Thiết kế slide

Alt + K: Chuyển tiếp slide

Ctrl + W: Đóng bản trình bày hiện tại

Ctrl + F: Tìm kiếm nội dung trong bản trình bày

Ctrl + H: Thay thế nội dung

Ctrl + Shift + S: Lưu bản sao

Ctrl + F1: Ẩn/hiện thanh Ribbon

Ctrl + Shift + > / <: Tăng / Giảm cỡ chữ

Ctrl + = / +: Chuyển văn bản thành chỉ số dưới / trên

Ctrl + J: Căn đều 2 bên

Ctrl + Backspace: Xóa nguyên một từ phía trước

Ctrl + Delete: Xóa nguyên một từ phía sau

Ctrl + Shift + C / V: Sao chép / Dán định dạng

Ctrl + Shift + Up / Down: Di chuyển slide lên / xuống

Ctrl + Enter: Chuyển đến phần văn bản tiếp theo

Shift + Enter: Xuống dòng trong cùng một ô

Alt + N, P: Chèn hình ảnh

Alt + N, T: Chèn bảng

Alt + N, C: Chèn biểu đồ

Alt + N, S, H: Chèn hình khối

Alt + N, X: Chèn hộp văn bản

Alt + V, D: Xem trước trang trình bày

Alt + W, Q: Thu phóng slide

Alt + R, C: Kiểm tra chính tả

Alt + G, H: Chọn bố cục slide